Fișa de ocupare a capacității de cazare: Ce trebuie să știe proprietarii despre noul formular obligatoriu de la ANAF

Dacă obții venituri din închirierea unei camere sau a unui apartament în regim hotelier, pe termen scurt, Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) a introdus un nou document obligatoriu pentru evidența oaspeților. Prin Ordinul nr. 381/2026, publicat recent, se aprobă modelul și instrucțiunile pentru formularul „Fișa de ocupare a capacității de cazare”. Acest articol explică cine trebuie să îl folosească, ce informații conține și de când devine obligatoriu.

Cine este obligat să completeze noua fișă

Noul formular nu se adresează tuturor celor care închiriază imobile, ci vizează în mod specific sectorul de cazare pe termen scurt. Conform instrucțiunilor oficiale, obligația de a completa și păstra această fișă revine următoarelor două categorii de contribuabili:

• Persoane fizice cu un număr redus de unități: Cei care realizează venituri din închirierea pe termen scurt a unui număr de la 1 la 7 camere, situate în locuințe proprietate personală. Aceasta este categoria în care se încadrează majoritatea proprietarilor care folosesc platforme precum Airbnb sau Booking.com.
• Operatori economici și proprietari cu mai multe unități: Contribuabilii care obțin venituri din activități independente prin prestarea de servicii de cazare (PFA, Întreprinderi Individuale, SRL etc.), precum și persoanele fizice care închiriază pe termen scurt un număr mai mare de 7 camere.

Practic, indiferent dacă închiriezi o singură cameră ocazional sau administrezi o mică pensiune, acest document devine un instrument de evidență necesar.

Ce este și ce conține „Fișa de ocupare a capacității de cazare”

Formularul este, în esență, un registru detaliat pentru fiecare unitate de cazare în parte. Pentru fiecare cameră sau spațiu închiriat, proprietarul trebuie să completeze o fișă separată care să conțină informații clare despre oaspeți și perioada șederii lor.

Principalele date care trebuie înscrise în formular sunt:

• Datele de identificare ale imobilului: Adresa completă unde se află camera sau spațiul de cazare.
• Elemente de identificare a camerei: Un număr sau o denumire care să permită identificarea unică a spațiului închiriat (de exemplu, „Camera 1”, „Apartament 2”).
• Datele de identificare ale oaspeților: Numele și prenumele fiecărei persoane care ocupă camera.
• Codul Numeric Personal (CNP): Pentru cetățenii români.
• Seria și numărul documentului de identitate: Pentru persoanele care nu dețin CNP (de exemplu, cetățeni străini), se vor trece datele din pașaport sau cartea de identitate.
• Perioada de ocupare: Data de început (prima zi) și data de sfârșit (ultima zi) a cazării.

Este important de reținut că închirierea pe termen scurt este definită ca fiind închirierea neîntreruptă a unei camere aceleiași persoane pentru o perioadă de maximum 30 de zile într-un an calendaristic.

Implicații practice: Ce se schimbă și ce trebuie să faci

Introducerea acestui formular aduce câteva clarificări și modificări administrative pentru proprietari. Noul ordin abrogă explicit Ordinul ANAF nr. 398/2021, care reglementa anterior un formular similar numit „Fișa capacității de cazare”. Astfel, de la data intrării în vigoare a noii reglementări, doar modelul actual mai este valabil.

Gestionarea și păstrarea formularului

Un aspect practic important este modul de gestionare. Formularul se întocmește într-un singur exemplar de către contribuabil și, cel mai important, se păstrează de către acesta. Nu există o obligație de a depune periodic aceste fișe la organul fiscal. Totuși, ele trebuie să fie disponibile pentru a fi prezentate în cazul unui control din partea autorităților fiscale.

Formatul și completarea

Ordinul specifică faptul că formularul poate fi editat și completat folosind echipamente informatice. Aceasta este o veste bună, deoarece permite proprietarilor să gestioneze evidența digital, într-un mod mult mai eficient decât pe hârtie, cu condiția ca formatul aprobat să fie respectat.

Când intră în vigoare

Ordinul președintelui ANAF nr. 381/2026 a fost publicat în Monitorul Oficial pe 31 martie 2026 și, conform legislației în vigoare pentru acest tip de act normativ, intră în vigoare la aceeași dată, adică pe 31 martie 2026. Obligația de a utiliza acest formular se aplică începând cu anul 2026.

Adoptarea acestui nou formular standardizat urmărește o mai bună monitorizare a veniturilor din sectorul închirierilor pe termen scurt, un domeniu în plină expansiune. Pentru proprietari, deși reprezintă o sarcină administrativă suplimentară, oferă și un cadru mai clar pentru evidența activității desfășurate. Este recomandat ca toți cei vizați să se familiarizeze cu modelul și instrucțiunile pentru a asigura conformitatea cu noile cerințe fiscale.

Publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 250 din 31 martie 2026.