Modificări Importante la Normele Cheltuielilor Bugetare: Digitalizare și Simplificare pentru Instituțiile Publice

Un nou Ordin al Ministerului Finanțelor aduce modificări semnificative Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor bugetare. Aceste schimbări vizează eficientizarea proceselor financiare în instituțiile publice și pregătirea terenului pentru o digitalizare completă a documentelor cheie, cu impact direct asupra modului de gestionare a fondurilor publice.

Contextul Noilor Reglementări

Ordinul ministrului finanțelor nr. 2.037/2025, publicat recent în Monitorul Oficial, modifică și completează Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.140/2025. Scopul principal este de a adapta și moderniza cadrul legal pentru o gestionare mai transparentă și mai eficientă a resurselor bugetare, introducând clarificări și, mai ales, impunând tranziția către formatul electronic pentru documentele financiare esențiale.

Principalele Modificări Introduse

Clarificări și Eficientizare în Procesul Bugetar

Noul ordin aduce o serie de ajustări menite să clarifice și să eficientizeze etapele de angajare, lichidare, ordonanțare și plată a cheltuielilor bugetare:

• Redefinirea compartimentului de specialitate: Se actualizează definiția acestuia, aliniind-o la prevederile Codului administrativ, pentru o mai bună înțelegere a rolului și responsabilităților în procesul bugetar.
• Obligația codului de angajament: Proiectele de angajament legal trebuie să includă obligatoriu codul de angajament la momentul avizării sau vizării, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege. Această măsură contribuie la o trasabilitate mai bună a angajamentelor.
• Simplificarea lichidării pentru plăți obligatorii: Pentru angajamentele legale a căror plată este impusă de lege, faza de lichidare este considerată îndeplinită după informarea ordonatorului de credite. Instituția plătitoare are doar obligația de a întocmi documentul de fundamentare, ordonanțarea de plată și de a efectua plata. Această simplificare poate accelera procesul pentru anumite tipuri de cheltuieli.
• Aplicarea obligațiilor după înregistrarea în sistemul de control: O obligație specifică, menționată la art. 18 alin. (3) din normele inițiale, se va aplica doar după înregistrarea în sistemul de control al angajamentelor, subliniind importanța acestui sistem în monitorizarea cheltuielilor.
• Rolul sistemului de control al angajamentelor în înregistrarea contabilă: Înregistrarea în contabilitate se va realiza pe baza documentelor de fundamentare comunicate de persoanele care au acces la sistemul de control al angajamentelor și sunt desemnate de ordonatorul de credite, după aprobarea acestuia, cu anumite excepții. Aceasta consolidează rolul sistemului electronic în validarea și înregistrarea cheltuielilor.

Digitalizarea Documentelor Bugetare: O Schimbare Majoră din 2027

Cea mai importantă prevedere a noului ordin vizează digitalizarea procesului bugetar. Începând cu 1 ianuarie 2027, anumite documente cheie, esențiale pentru angajarea și plata cheltuielilor bugetare, vor trebui întocmite exclusiv în format electronic și semnate electronic.

Această măsură reprezintă un pas decisiv către modernizarea administrației publice, reducerea birocrației și creșterea transparenței. Instituțiile publice din domeniul apărării, ordinii publice și siguranței naționale pot solicita Ministerului Finanțelor derogări de la aplicarea acestei prevederi în situații temeinic justificate.

Noile Modele de Documente: Documentul de Fundamentare și Ordonanțarea de Plată

Ordinul înlocuiește anexele nr. 1 și 2 din Normele metodologice, care conțin modelele pentru "Documentul de fundamentare" și "Ordonanțarea de plată". Noile modele sunt adaptate pentru a susține procesul de digitalizare și includ instrucțiuni detaliate pentru completare, accentuând elemente precum:

• Numărul unic de înregistrare: Un cod alfanumeric ce se păstrează pe toată durata procesului de execuție bugetară, inclusiv în cazul revizuirilor.
• Secțiunile A și B: Documentul de fundamentare este structurat în două secțiuni distincte, una pentru obiectul și justificarea cheltuielii, și alta pentru situația evidențiată în sistemul de control al angajamentelor.
• Semnăturile electronice: Se subliniază necesitatea semnăturilor electronice pentru avize și aprobări, în linie cu digitalizarea.
• Informații detaliate: Noile formulare solicită informații mai precise privind parametrii de fundamentare, planificarea plăților pe ani bugetari și situația rezervării creditelor de angajament și bugetare.

Aceste noi modele standardizează modul de prezentare a informațiilor și facilitează integrarea cu sistemele informatice de control al angajamentelor.

Când Intră în Vigoare Noile Prevederi

Ordinul ministrului finanțelor nr. 2.037/2025 a intrat în vigoare la data publicării sale în Monitorul Oficial, adică pe 31 decembrie 2025.

Este important de reținut că prevederea referitoare la obligativitatea întocmirii documentelor în format electronic și semnarea electronică a acestora va produce efecte începând cu data de 1 ianuarie 2027. Această perioadă de tranziție permite instituțiilor publice să se pregătească din punct de vedere tehnic și procedural pentru implementarea noilor cerințe.

Implicații Practice pentru Instituțiile Publice

Implementarea acestui ordin va necesita eforturi considerabile din partea instituțiilor publice:

• Adaptarea procedurilor interne: Va fi esențială revizuirea și actualizarea regulamentelor și procedurilor interne privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor bugetare.
• Instruirea personalului: Personalul implicat în gestionarea finanțelor publice va trebui instruit cu privire la noile reglementări, utilizarea noilor formulare și, mai ales, la operarea în sistemele electronice și utilizarea semnăturilor electronice.
• Investiții în infrastructura IT: Instituțiile vor trebui să se asigure că dispun de infrastructura IT necesară pentru gestionarea documentelor în format electronic și pentru implementarea semnăturilor electronice, inclusiv soluții de arhivare electronică.
• Responsabilitate sporită: Persoanele nominalizate pentru a avea acces la sistemul de control al angajamentelor vor avea o responsabilitate clară pentru corectitudinea informațiilor introduse.

Aceste modificări subliniază angajamentul Ministerului Finanțelor pentru o administrație publică mai modernă, digitalizată și mai responsabilă în gestionarea resurselor financiare.

Publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 1219 din 31 decembrie 2025.